AiSK
2023-11-10
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隨著全球化趨勢，企業的運作已不再局限於地域界線。國際間的溝通與合作變得日益頻繁，從與世界各地團隊的遠程會議到國際客戶的商務洽談，遠端通訊的需求急劇增加。COVID-19 疫情的影響使得遠端工作從臨時方案轉變為常態，「混合式」（Hybrid）工作模式應運而生，員工在辦公室與家中工作的比例得以靈活調配，這不僅提升了工作效率，也增進了員工的滿意度。
線上會議不再僅是疫情期間的替代方案，而是成為企業運營的核心部分。隨著這種趨勢的發展，對於線上會議記錄的需求也隨之增強。從內部團隊的日常溝通到與外部合作夥伴的策略交流，確保會議內容能夠被有效、迅速地搜尋和回顧，已成為現代企業運營的一項關鍵需求。
AI 的進步為會議效率的提升開啟了新的可能性。以下將介紹如何利用現有的線上會議工具、語音轉文字服務，以及生成式 AI 技術如 ChatGPT，來輕鬆整理會議內容。
目前市面上的線上會議工具提供了多樣化的功能，其中錄影功能尤為重要。以下是一些常見的線上會議工具及其特點：
將會議內容轉換為文字記錄是提升後續檢索效率的關鍵一步。除了上述提到的會議工具自帶的語音轉文字功能外，還有專門的服務工具可以使用：
將轉錄好的文字記錄提交給 ChatGPT，可以透過簡單的指令生成會議摘要。這一過程包括：
透過上述工具的幫助，讓個人或是小型團隊能夠快速生成會議記錄。但對企業、大型組織而言，在會議記錄的管理與檢索上仍面臨挑戰。大量的會議記錄使得資料難以管理與檢索，尤其是當企業使用多種會議工具和雲端平台時，檔案的分散使得管理更加困難。
例如，一位業務人員想要回顧幾個月前的客戶會議。雖然會議被錄影並轉成文字檔和摘要，但如果他未能及時對這些文件進行命名和歸檔，他將不得不在多個雲端空間中輸入關鍵字，逐一打開文件來確認，或在影片中拖動進度條以找到所需片段。即使有妥善歸檔，也只能節省部分時間
這只是海量資料中的一小部分。若需整理多場會議，特別是涉及跨部門的記錄，工作量將大增，並且需要各部門的協作。根據 McKinsey 的研究，員工大約有 20% 的工作時間花在搜尋和整理資料上。
回歸會議記錄的本質，利用錄影、語音轉文字等功能進行記錄只是為了確保資訊的完整性。但大部分時間，我們只是想找回某場會議裡一段模糊的記憶。因此，會議記錄的價值不僅在於其詳細性，更在於其「可檢索性」。
針對上述挑戰，市場上已經出現了一些解決方案。例如，BlendVision AiSK 就是一個專為企業設計的會議管理工具，提供了以下功能：
AiSK 的搜尋引擎利用先進的自然語言處理技術，能夠理解用戶的查詢意圖，並提供精確的搜尋結果。這意味著即使是非常模糊的查詢，如「兩個月前，那一場討論市場趨勢的會議」，AiSK 也能夠迅速找到相關的會議記錄和錄影檔案，甚至直接跳轉至會議錄影中的準確時間碼（time code），極大提高了尋找和回顧會議的效率。
除了資訊檢索，AiSK 還能夠幫助員工從現有的會議記錄中提取核心信息，並快速生成報告或文本。這不僅提升了工作效率，也減少了重複性工作的負擔。
透過 BlendVision AiSK，企業可以體驗 AI 技術帶來的高效工作方式，從繁瑣的會議記錄和資訊搜尋中解放，促進知識共享和效率的大幅提升。歡迎洽詢 BlendVision，讓您的團隊可以更加高效地工作。
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